“Een zakelijke bespreking met een Duitser in een tent langs de snelweg?
Nooit doen”, vertelt Katja Schleicher, docent van het seminar
Conflictcommunicatie en onderhandelingen met Duitsers. “Voor
Nederlanders is dat misschien heel normaal, maar Duitsers vinden het
respectloos. In Duitsland zit er vrijwel niets aan de snelweg, laat staan
dat ze er vergaderen.”

Tijdens het seminar, een initiatief van de Nederlands-Duitse Handelskamer,
wordt uitgelegd wat de belangrijkste cultuurverschillen zijn tussen
Nederland en Duitsland en hoe de deelnemers daar zakelijk mee om kunnen
gaan.

Niet serieus
“Ik werk veel met oudere Duitsers, maar ik heb het gevoel dat ze me niet
serieus nemen”, is de klacht van de 29-jarige Laurens Besemer, die
recentelijk een flinke promotie heeft gemaakt.

“Senioriteit is heel belangrijk voor Duitsers. Je moet duidelijk laten
merken dat je de juiste diploma’s hebt, daar hechten ze veel waarde aan”,
helpt een deelnemer. “Je dient eerst hun vertrouwen te winnen voordat
je ze dingen probeert verkopen”, stelt een ander.

Duitsland is de belangrijkste handelspartner van Nederland. In 2009
exporteerden we voor bijna 80 miljard euro naar onze oosterburen. We haalden
voor ruim 54 miljard euro aan goederen en diensten uit Duitsland, zo blijkt
uit cijfers van het CBS.

Onvoldoende voorbereiding
Toch verloopt de communicatie met de Duitsers niet altijd vlekkeloos. "Een
fout die veel mensen maken als ze zaken gaan doen met Duitsland, is dat ze
zich onvoldoende voorbereiden", vertelt cursusleider Katja Schleicher. "Wie
zaken gaat doen met Korea of Mexico verdiept zich meestal veel beter in de
cultuur van het land, dan iemand die naar Duitsland gaat."

"Nederlanders hebben een handelsmentaliteit, Duitsers zijn meer
ambachtelijk industrieel ingesteld", zegt de Duitse advocaat Peter
Strick, die in zijn praktijk veel te maken krijgt met Nederlanders en
Duitsers.

"Dat verschil komt naar voren in de benadering van problemen.
Nederlanders zijn veel flexibeler ingesteld, reageren makkelijker op
veranderingen. Duitsers willen alles van tevoren hebben gepland. Met dat
verwachtingspatroon moet je omgaan. Zorg dus dat alles voor 100 procent is
ingepland. Denk nooit, dat zien we dan wel weer. Voor Duitsers komt dat over
alsof je niet goed voorbereid bent."

Beheersen van taal
Een van die voorbereidingen is volgens Strick de taal: "Middelbare
school-Duits of zelfs Hogeschool-Duits is vaak niet voldoende om je zakelijk
mee te redden. En misschien spreekt de baas van het bedrijf wel Engels, maar
lager in het bedrijf is de kans groot dat er uitsluitend Duits gesproken
wordt. Als een Duits bedrijf de keuze heeft tussen twee ondernemingen die
ongeveer gelijk zijn in kwaliteit en prijs, maar bij het ene spreekt men
Duits en bij het andere niet, dan zullen ze altijd voor het Duits sprekende
bedrijf kiezen."

Een bijkomend probleem is volgens Schleicher dat Nederlanders onduidelijk
praten. "Jullie bewegen je mond nauwelijks", leert de geboren
Duitse. "Daarom helpt het om, voordat jullie Duits gaan praten, even te
oefenen met een kurk tussen de voortanden. Je zult merken dat je als je die
kurk er weer uithaalt, een stuk duidelijker articuleert."

Zo lang het zakelijk goed gaat, zullen culturele verschillen geen struikelpunt
zijn, maar bij conflicten worden de contrasten versterkt.

Toon bij een conflict
"Toen mijn klant even niet tevreden was kreeg ik kreeg meteen een
aangetekende brief, in plaats van een e-mail waarin werd uitgelegd wat er
mis was", vertelt Dick Stol, accountmanager bij Uniserve over een
negatieve ervaring met een Duitse klant.

"Als het niet goed is, gaat het meteen op een toon van 'Ik wil, ik eis,
het moet'", vult Louis Duijser, bedrijfsredacteur bij Vector
Aandrijftechniek, aan. De rest van de deelnemers aan het seminar knikt
instemmend.

"Wat je ook doet, probeer het niet met een grapje op te lossen",
meldt Schleicher. "Daar kunnen ze helemaal niet tegen. Wees sowieso
voorzichtig met het maken van grappen met Duitse zakelijke contacten."

Op tijd komen bij afspraken
Volgens Strick kunnen een hoop conflicten worden voorkomen als Nederlanders
op tijd komen bij afspraken: "Bij jullie is het heel gewoon om een
kwartier te laat te zijn omdat je in de file stond. Een Duitse klant stuurt
je gewoon terug. Als je op een zakelijke afspraak al niet op tijd kan zijn,
zegt dat volgens een Duitser veel over de mentaliteit van het bedrijf. En
dan maakt het niet uit dat je drie uur in de auto hebt gezeten voor de
afspraak."

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl